لهذه الأسباب..لا يجب أن يزيد عدد الموظفين في الاجتماع عن 8 أشخاص

كتب- معتز حسن:

هل تتسائل عن أفضل طريقة لعقد الاجتماعات مع موظفين أو مع مديري الشركة؟، بالتأكيد الجميع يواجه مشكلة مع عملية تدبر الاجتماعات من اجل تنظيم العمل وتوزيع المهام.

وتعد قائمة المدعووين لتلك الاجتماعات هي المشكلة الأكثر شيوعًا، فعملية تحديد الأشخاص الواجب حضورهم لتلك الاجتماعات مهمة صعبة، يقعون في فخ دعوة الجميع لحضور الاجتماعات، ذلك من أجل تجنب شعور الأخرين بأنهم مستبعدين أو غير جديرين بجضور تلك الاجتماعات، وبتلك الطريقة تتدنى مستويات كفاءة وعوائد تلك الاجتماعات الهامة.

نظر روبرت سوتون، أستاذ السلوك التنظيمي في جامعة ستانفورد، في البحث عن حجم المجموعة المناسب لحضور الاجتماعات، وخلص روبرت إلى أن أكثر الاجتماعات إنتاجية يجب ألا تحتوي إلا على خمسة إلى ثمانية أشخاص فقط. وقد لخص أهم الأسباب وراء اختيار هذا العدد فقط من الحاضرين، وفق ما نشرت مجلة "الرجل".

1-لا يوجد وقت كافٍ للجميع للمشاركة في النقاش داخل الاجتماع.

2-يتم استبدال المناقشات الثرية ذهابا وإيابا بالتعليقات الضحلة الغير مثمرة.

3- تقاسم المعلومات والتعمق يصرف الانتباه عن معالجة القضايا ذات الأولوية العليا.

4-يصبح الناس أكثر حرصًا وأقل صراحة.

5-لا يتم وضع المواضيع والقرارات الصعبة على جدول الأعمال، ثم يتم التعامل معها خارج النطاق المحدد.

ونتيجة لذلك ، يفقد الناس في كثير من الأحيان احترام الاجتماعات، مما يؤدي إلى مستويات أقل من الإعداد والمشاركة والعمل الحقيقي. ما قد يحول الاجتماعات والنقاشات المصيرية إلى نقطة سلبية ونقطة ضعف داخل المؤسسات.

ومن ناحية أخرى، تساعد المجموعات الأصغر داخل الاجتماعات على بناء شعور من الحميمية والتفاهم ما يفتح المجال لإجراء مناقشة هادفة وصريحة تصب في مصلحة مسيرة العمل داخل الشركة.

وهذا لا يمنع عمل اجتماعات لعدد أقل من خمسة موظفين فهذا لا يمنع، ولكن يجب مراعة إتاحة المزيد من الوقت للاستماع إلى وجهات نظر كل عضو في الفريق والنظر فيها ودراستها بشكل أدق. كما انها تشجع على الوضوح والصراحة.