قواعد إتيكيت العمل داخل المكتب

(د ب أ):

بطبيعة الحال لا يخلو أي عمل من العوائق، لكن إذا كان المكتب كبيراً للغاية ويجمع بين أعداد كبيرة من الموظفين في آن واحد، حينئذٍ تتضاعف المصاعب التي تواجه الموظف؛ إذ تضج إلى جانبه الضوضاء على الدوام.

وبالطبع تتسبب مثل هذه الأشياء في إثارة غضب الموظف وإعاقته كذلك عن التركيز في عمله. وتسهم قواعد الإتيكيت التالية في توفير بيئة عمل هادئة تخلو من المشاكل وتساعد الموظفين على الإنجاز: 

هاتف المكتب

كثيراً ما يعلو صوت أحد الموظفين وهو يتحدث في الهاتف، لدرجة تعيق زملائه عن مواصلة العمل. وكي يتسنى للموظفين التغلب على ذلك، تنصحهم خبيرة الإتيكيت غابرييلا كريشل من مدينة نيدركاسل الألمانية بأنه من الأفضل أن يُظهر باقي الموظفين لهذا الزميل أية إشارة تنبهه إلى علوّ صوته على نحو مبالغ فيه.

وأشارت غابرييلا إلى إمكانية أن يتفق الموظفون مثلاً على علامة مميزة لذلك، مثل استخدام كارت أحمر كما يحدث في مباريات كرة القدم، مؤكدة على ضرورة التزام الموظفين بذلك، موضحةً :"لا يدرك البعض أنهم يتحدثون بصوت عالٍ للغاية؛ لذا فهم بحاجة إلى لفت أنظارهم إلى هذا الأمر". 

الهاتف الجوال

تتسبب رنات الهاتف الجوال في إزعاج الموظفين أثناء العمل في المكتب، بل وتؤدي أيضاً إلى التشويش على تركيزهم. لذا أكدت خبيرة الإتيكيت الألمانية على ضرورة ضبط الهاتف الجوال أثناء العمل في المكتب على وضعية الاهتزاز. 

وأشارت غابرييلا إلى أنه من المجدي أن يتم إغلاق صوت الهاتف تماماً، بحيث يتم ضبطه على وضعية (صامت)، ثم يقوم الموظف بوضعه أمامه على المكتب، كي يتسنى له معرفة الاتصالات الواردة عن طريق النظر إليه. وأضافت الخبيرة الألمانية :"ينبغي على الموظف عدم التجول في أرجاء المكتب أثناء التحدث في الهاتف". 

المكالمات الشخصية

وتلتقط إيما فوغلزانغ من الشبكة الدولية لخبراء الإتيكيت بمدينة هامبورغ الألمانية طرف الحديث، مؤكدةً على أنه من الأفضل أن يقوم الموظف بإجراء مكالماته الخاصة عبر هاتفه الجوال خارج المكتب تماماً، "وإلا فقد يسمع باقي الزملاء كل ما يدور في هذه المكالمة". 

الفوضوية

عادةً ما يتسم المكتب، الذي يجمع بين الكثير من الموظفين، بالفوضوية وغياب النظافة والترتيب؛ فغالباً ما تفوح من الثلاجة رائحة بقايا الزبادي المتعفن، الذي نسيّه الموظفون بداخلها. كذلك لا يحل المساء إلا وقد امتلأ المطبخ عن آخره بالصحون والأطباق الفارغة.

وأوضحت الخبيرة الألمانية أن هذه المشاهد المقززة تعكس عدم شعور الموظفين بالمسؤولية تجاه نظافة المكان، مشيرةً إلى أنه لن يمكن التغلب على هذه المشكلة أبداً، إلا إذا قام كل موظف بتنظيف الأطباق، التي تناول فيها طعامه، وتخلص بنفسه من الزجاجات الفارغة.

تناول الطعام

وأوضحت فوغلزانغ :"للأسف يتخطى بعض الموظفين كل قواعد الإتيكيت في هذا الشأن؛ إذ نجدهم مثلاً يصطحبون معهم الوجبات ذات الروائح النفاذة، مما يؤدي إلى تعبئة المكتب كله بهذه الرائحة؛ ومن ثمّ فسرعان ما يشعر باقي الموظفين بالرغبة في تناول الطعام". 

وكي يتم تجنب حدوث مثل هذه الأشياء في المكتب أثناء العمل، أوصى الخبير الألماني آغينس ياروش من مدينة بون، قائلاً :"يُعد التفاح أو الشوكولاتة وجبات خفيفة مناسبة لأماكن العمل. بينما ينبغي على الموظفين الابتعاد تماماً عن شرائح اللحم ذات الروائح النفاذة أو الأطعمة المحتوية على مكونات ذات روائح كريهة كالثوم والبصل". 

وأشار ياروش إلى أن الزملاء الذين يفتقرون للذوق ومراعاة شعور الآخرين يعتبرون من أكثر أسباب حدوث مشاكل وخلافات في المكاتب الكبيرة، كأن يعلق موظف مثلاً على وجود زجاجة فارغة على مكتب أحد زملائه قائلاً :"ألا تعلم أن هذا المنظر يتنافى مع قواعد الإتيكيت؟!".

وكمثال آخر، أن يحكي أحد الموظفين مثلاً عن بعض الحكايات والطرائف، التي عايشها خلال العطلة الأسبوعية، ثم يطلب زميل له أن يكف عن سرد هذه الحكايات لأنها تعطله عن العمل. وتجنباً لحدوث مشاكل ينصح ياروش بالتحلي بالصبر والهدوء وسعة الصدر.

يمكنك متابعة أهم وأحدث المقالات على الفيس بوك عبر صفحة مصراوى - هو وهي