دراسة: الموظفون يقضون يوم كامل في الأسبوع للرد علي بريدهم الإلكتروني

كتبت – إيناس الجبالي:

قامت شركة ''بين آند كومباني'' بدراسة وحساب الخسائر في الوقت والمال ووضعت قائمة بأفضل الممارسات التي يمكن اتباعها من أجل مواجهة الأخطاء القاتلة في مجال إدارة الوقت.

وأوضحت الشركة أن كبار المسؤولين التنفيذيين يقضوا كل عام آلاف الساعات من الوقت في عمليات الرد على البريد الإلكتروني والجلوس في اجتماعات غير مثمرة وتتضاعف خسائرهم نتيجة لذلك، بسبب عدم متابعة الشركات ومراقبتها لوقت الموظفين بدقة واعتباره كأي مصدر آخر كرأس المال مثلاً.
 
وبحسب بيان صحفي صادر اليوم الأربعاء، فقد وجدت دراسة ''بين آند كومباني'' أن 15% من الوقت الكلي لاي مؤسسة يتم إمضائة في الاجتماعات، وهو رقم شهد زيادة مطردة منذ العام 2008. ومن شأن اجتماع أسبوعي للإدارة العليا في الشركة أن يستهلك مباشرة 7,000 ساعة مباشرة سنوياً بالنسبة للحضور- لكنه في الوقت عينه يستهلك 300,000 ساعة على مستوى الشركة بين المرؤسين خلال عملية الإعداد والاجتماعات ذات الصلة بهذا الاجتماع.
 
ومع ذلك، فإن معظم الشركات لا تملك القدرة على تحديد كيفية قضاء مسؤوليها التنفيذيين وموظفيها الآخرين لوقتهم لأنها لا تقوم بتتبع وقياس ذلك.
 
وبرزت النتائج في أن المسؤولين التنفيذيين يتلقون  30.000 اتصال خارجي في المتوسط سنوياً، صعوداً من 1.000 اتصال في السبعينات. ووفقاً للمعدل الحالي، فإن المسؤولون التنفيذيون سيقضون قريباً وقتاً أكثر من يوم واحد اسبوعياً في إدارة الاتصالات الإلكترونية.
 
بينما يكرس كبار المسؤولين التنفيذيين في المتوسط أكثر من يومين أسبوعياً للاجتماعات مع ثلاثة أو أكثر من زملاء العمل. والاجتماع الذي يبدأ متأخراً بمقدار خمس دقائق فقط، يكلف الشركة 8% من وقت ذلك الاجتماع- وهي خسارة غير منطقية ضمن أي فئة للموارد الأخرى.
 
وتابع البيان :'' غالباً ما يقرر عقد الاجتماعات ''لمجرد'' الاجتماع، وهناك ارتفاع في معدلات الاجتماعات ذات الطبيعة غير الوظيفية. وفي إحدى الشركات، قام واحد من أصل خمسة مشاركين في الاجتماع بإرسال ما متوسطه 3 أو يزيد من رسائل البريد الإلكتروني عن كل 30 دقيقة من وقت الاجتماع. وكمثال لشركة تضم 10.000 موظف، فإن 60 مليون دولار- 20% من التكلفة الاجمالية للاجتماعات- تم إهدارها في نشاط غير منتج.

لمعرفة مكان لجنتك الانتخابية  اضغط هنا

لمتابعة أهم وأحدث الأخبار اشترك الآن في خدمة مصراوي للرسائل القصيرة.. للاشتراك ...اضغط هنا